Juli 2021
Um ein Supply-Chain-Finance-Programm erfolgreich zu implementieren, ist eine reibungslose und effiziente Integration der Supply-Chain-Finance-Plattform (SCF) in den bestehenden Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) des Käufers von entscheidender Bedeutung. Da die meisten Unternehmen ERP-Systeme zur Verwaltung ihres P2P-Prozesses einsetzen, ist es diese ERP-Integration, die neben anderen Faktoren über den Erfolg oder Misserfolg des Programms entscheidet.
Wir haben die folgenden 5 wesentlichen Aspekte identifiziert, von denen wir glauben, dass sie den größten Einfluss auf die erfolgreiche Integration der ERP-Systeme der Kunden mit einer SCF-Plattform haben:
(1) Technische Integration: Minimierung des Implementierungsaufwands auf Kundenseite, um eine sichere Datenübertragung zu erreichen
(2) Skalierbarkeit: Ermöglichung der Finanzierung einer Vielzahl von Rechnungen ohne manuelle Eingriffe
(3) Prozessintegration: Adressieren und Lösen der weniger offensichtlichen Hürden eines Supply-Chain-Finance-Programms im Bereich der Finanzbuchhaltung
(4) Transition: Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs von der Projekt- bis hin zur Produktionsphase
(5) Robustheit: Sicherstellen von maximaler Systemstabilität sowie Bereitstellung von Wiederherstellungsmechanismen bei Ausfällen
In der Regel bietet eine SCF-Plattform sehr spezifische Schnittstellen zu ERP-Systemen, um Rechnungen hochzuladen oder Rechnungsdaten zu ändern: Je nach Lösung müssen Skonti gesetzt, Zahlungsempfänger ausgetauscht, Fälligkeitsdaten geändert, Korrekturrechnungen erstellt werden, etc. Es ist ein offensichtlicher Vorteil einer Lösung, wenn der technische Implementierungsaufwand zur Integration der ERP-Systeme der Kunden mit einer SCF-Plattform auf ein Minimum reduziert werden kann. Im Idealfall wird der technische Integrationsstrom eines Kundeneinführungsprojekts vor dem Abschluss anderer Projektströme abgeschlossen.
Um den Implementierungsaufwand für unsere Kunden zu minimieren, haben wir uns dafür entschieden, den Großteil der Geschäftslogik auf der SCF-Plattform zu implementieren. Die Plattform bietet Webservices, die von einem Client aufgerufen werden müssen, der sich im ERP-System des Kunden befindet. Die Plattform verwaltet den Lebenszyklus aller hochgeladenen Rechnungen und trifft alle finanzierungsrelevanten Entscheidungen (z. B. die Bestimmung von Rechnungen, die für eine Finanzierung in Frage kommen, unter Berücksichtigung aller anderen Faktoren wie vorhandene Liquidität, Nachfrage, verfügbare Käufer, Finanzierungspreise und maximal akzeptierte Kosten der Finanzierung). Der Client holt regelmäßig den Status der hochgeladenen Rechnungen ab und führt die von der Plattform bereitgestellten Befehle aus, um die Rechnungsdaten im ERP-System zu ändern. Der Client muss also die Befehle korrekt interpretieren und ausführen, bleibt aber in seiner Komplexität schlank und einfach.
Für SAP-Systeme bieten wir einem solchen Client ein SAP Add-on an. Damit reduziert sich der technische Integrationsaufwand auf den Transport des Add-ons in das SAP-Zielsystem und auf die Herstellung einer sicheren Verbindung von diesem System zur SCF-Plattform. Es ist keinerlei Implementierungsaufwand erforderlich. Dieser Mechanismus wurde umfangreich getestet und hat sich sowohl für Host-to-Host-Verbindungen als auch für Verbindungen mit verschiedenen Middleware-Technologien bewährt.
Unternehmen ohne SAP oder direkte ERP-Integration laden Rechnungen manuell über eine Excel-Tabelle auf die CRX-Plattform hoch. Alle anderen Prozesse bleiben bestehen.
Erfolgreiche SCF-Programme müssen in der Lage sein, tausende von offenen Rechnungen zu einem beliebigen Zeitpunkt zu bearbeiten. Unter diesen Umständen sind wir überzeugt, dass ein SCF-Programm nur dann in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Geschäftspartnern akzeptiert wird, wenn keine manuellen Tätigkeiten für die tägliche Durchführung und Verwaltung des Programms erforderlich sind.
Wenn wir potenziellen Kunden unsere Lösung vorstellen, sind die Buchhalter in der Regel sehr neugierig auf die erforderlichen manuellen Eingriffe und sind sehr überrascht, wenn sie erfahren, dass keine Eingriffe erforderlich sind. Denn für die meisten Vorgänge kann der Kunde in seinem ERP-System Aufträge planen, die in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden und vom Kunden bereitgestellte Programme zum Hochladen und Abrufen von Statusaktualisierungen ausführen. Die Befehle, die als Antwort auf Statusaktualisierungsanfragen erteilt werden, werden automatisch ausgeführt und ändern die Rechnungsdaten im ERP entsprechend. Die Datenintegrität wird durch zusätzliche Maßnahmen sichergestellt, die kritische Änderungen oder Stornierungen bei hochgeladenen Rechnungen verhindern.
Ein weiterer Faktor ist die Auslastung: Sie müssen sicher sein, dass die Lösung die erwartete Last unter Berücksichtigung akzeptabler Verarbeitungs- oder Antwortzeiten bewältigt. Am besten planen Sie gemeinsam mit Ihrem SCF-Plattformanbieter Belastungstests und führen diese durch, bevor Sie das Programm in die Produktion überführen – zumindest dann, wenn Ihr Unternehmen mehrere tausend Rechnungen pro Tag hochladen und finanzieren muss.
Sie sollten dafür sorgen, dass Ihr SCF-Partner genau versteht, wie sich das SCF-Programm auf Ihre Finanzbuchhaltungsprozesse auswirkt. Bringen Sie Ihre Buchhalter mit an den Tisch und stellen Sie sicher, dass alle ihre Fragen beantwortet werden. Nachfolgend eine Sammlung offensichtlicher Fragen, über die Ihr Team frühzeitig Klarheit haben muss:
Der Produktionsstart ist eine sensible Phase im Projekt. Die ersten Monate in der Produktion entscheiden darüber, ob Ihr Programm innerhalb Ihrer Organisation, aber auch von Ihren Geschäftspartnern akzeptiert wird oder nicht. Sie sollten auf diese Phase vorbereitet sein, indem Sie Ihre Mitarbeiter geschult und Ihren Geschäftspartnern vermittelt haben, wie das Programm funktioniert. Ihr SCF-Partner sollte Sie in dieser Phase mit gezielten Maßnahmen unterstützen, die im Folgenden beschrieben werden:
Natürlich sollte das System selten ausfallen. Es liegt auch in Ihrer Verantwortung, dies zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Sie sich vorausschauend auf solche Fehlerszenarien vorbereiten, indem Sie eine Supportorganisation aufbauen und unterhalten, die weiß, wie man mit potenziellen Produktionsvorfällen umgeht. Die folgenden Maßnahmen helfen Ihnen, das Potenzial von Fehlerszenarien zu minimieren und schnell zu reagieren, wenn sie trotz aller Vorkehrungen auftreten:
Während Ihr SCF-Partner Sie bei der Umsetzung der oben genannten Maßnahmen kaum unterstützen kann, kann er dafür sorgen, dass die Lösung ausreichende Protokollierungs-, Tracing- und Fehlerbehebungsmechanismen bietet. Wir haben viele solcher Maßnahmen sowohl im SAP Add-on als auch in der SCF-Plattform implementiert. Unter anderem kann jede Webservice-Anfrage und -Antwort kostenlos abgerufen werden, jede Datenänderung im ERP-System wird dokumentiert und alle technischen Fehler werden protokolliert.
Eine technische ERP-Integration kann offensichtlich als nahtlos angesehen werden, wenn wenig oder gar kein Implementierungsaufwand erforderlich ist. Aber es gibt noch mehr, was Sie beachten sollten: Die Lösung muss skalierbar sein, um Ihr SCF-Programm wie vorgesehen weiterzuentwickeln. Sie muss Ihr Unternehmen unterstützen und die Teams bei der Nutzung zufriedenstellen. Der Übergang von der Projekt- zur Produktionsphase muss reibungslos und mühelos erfolgen und gut vorbereitet werden, denn später in der Produktion auftretende Zwischenfälle müssen mit höchster Professionalität gehandhabt werden.
Bei CRX Markets haben wir einen Onboarding-Prozess entwickelt, der Sie effizient durch die Projektphase führt und dabei alle genannten Aspekte berücksichtigt. Sobald die Lösung in Betrieb ist, sorgt unser Support Team dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Ihre Geschäftspartner sich mit der Lösung wohlfühlen und zufrieden sind.
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